[Ph.D abroad-06] 학교별 항목/서류 리스트 만들기

 지원할 학교들 홈페이지를 돌아다닐 때는 설렘과 두려움이 공존한다. 이 학교가 나를 뽑아줄지, 걷어찰지 모르는 상황에서 수십 달러의 원서비와 수많은 서류 준비를 하다 보면, 매우 지치는 와중에 시간이 무섭도록 빠르게 흘러간다. 빠르게 흘러가는 지원 기간을 효율적으로 쓰기 위해선 역시, 정리가 필요하다.

 연구 분야가 맞고 적당한 교수님들이 계시며 내가 노리기 적당한 학교들이 하나, 둘 뽑힐 때, 엑셀 작업을 시작하길 권한다. 학교별로 필요한 서류와 항목을 빠짐없이 준비할 수 있도록 내용을 정리하는 것이다. 나의 경우, 다음과 같은 항목이 있는 테이블을 만들었다.

1. 학교 이름 : 말해 뭐하나, 당연히 필요하다.

2. 지원학과 : 전공을 약간 다르게 지원할 경우, 기록해놓는 것을 추천한다. 나의 경우 Chemistry를 기준으로 학과 이름이 Chemistry and Chemical Biology, Material Science Engineering 등으로 비슷한 계열의 학과로도 원서를 쓰게 되면서 이 항목을 마련했다. 모두 동일 전공이라면 굳이 필요 없지 않을까 싶다.

3. Deadline : 정렬 자체를 Deadline 기준으로 해놓는 것으로 추천한다. 12/1, 12/15, 1/15 등등 마감 일자가 학교별로 매우 다른데, 시간에 맞추어 모든 서류를 준비했는지 한눈에 확인하기 위해서는 Deadline 순으로 학교 정렬을 하는게 좋다.

4. Fee : 학교별로 매우 다른데, 없는 학교에서부터 100불 이상 지불해야했던 학교도 있던 것으로 기억한다. 원서를 준비 시작하는 시점에 미리 해외 결제가 되는 카드를 상시 준비해두고, 원서에 따라 원서 작성 시작 때 내야하는 경우에 대비한다. 

5. LOR : 일반적으로 3개이지만, 추천서를 더 많은 인원에게서 받을 수 있는 전공도 있는 것으로 알고 있다. 내가 지원한 어느 학교는 5개까지도 추천서를 받았는데, 추가 추천서를 받아 합격률을 높이는 것 또한 개인의 선택이다.

6. Transcript : 학교별로 어떤 방식으로 서류를 제출하라고 하는지 기억해두면 좋다. 요즘은 대부분 Photocopy 혹은 Electronic Copy로 1차 제출한 뒤 합격 후에 원본 서류를 제출하라고 하는 편이다. 1차 제출이 원본 제출인 학교도 드물게 있는 편이므로, 이를 기록해놓는 것이 놓치지 않고 서류 준비를 하는 팁이다.

7. GRE : 코로나 시대를 거치며 대부분의 학교가 GRE를 Waive 하고 있다. 내가 지원할 때엔 지원한 모든 학교가 필수 제출을 요구했는데...

8. GRE Sub : 학교별로 이 항목을 Required/Optional 혹은 받지 않는 경우도 있으니 이를 기록하기 위해 마련한 항목이다. Subject Test가 없는 학과의 경우 없애도 될 것이다.

9. TOEFL minimum : 학교가 요구하는 미니멈 점수를 기록해두면 좋다. 총점인 경우 숫자를 달랑 써도 되지만, 가끔 R25 L25 S25 W25 형태로 세부 항목까지 미니멈을 요구하는 학교도 있다.

10.  Documents (SOP, PS, CV, Resume 등 필요서류 나열) 몇몇 매우 복잡하게 다양한 항목들을 요구하는(UC계열이라든지, UC계열...) 학교들을 제외하고는 단순하게 필요한 서류와 제한 단어 개수 정도를 기록해두면 학교별 서류를 만들기 시작하는데에 도움이 된다.

 위와 같은 항목을 N개 지원교에 대해 작성하면 필요한 작업을 제때에 진행할 수 있어 매우 편하다.

 실제로 내가 사용했던 엑셀 파일을 예시와 함께 이 글에 첨부하여 공유한다.

Application_Table.xlsx

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 표가 대부분 확정되면 인쇄하여 준비하는 서류들과 함께 두고, 클리어할 때마다 표시를 하는 것도 나쁘지 않겠다. 원래의 목표가 이렇게 하는 것이었는데, 지원교 개수를 줄이게 되면서 매우 복잡하진 않은 탓에 굳이 인쇄까지 하진 않았던 것으로 기억한다.

 뒤늦게 빠진 서류로 골머리를 앓는 것보다야 훨씬 나은 접근 방법이 아닐까 싶다. 모쪼록 놓치지 않고 모든 항목을 준비해 합격의 길에 다가가길 기원한다.